Stornierung Workflow
Kompletter Ablauf einer Stornierung von A bis Z
Stornierung Workflow
Diese Seite erklaert den kompletten Ablauf einer Stornierung.
Ueberblick
Kunde storiniert → System prueft → Gebuehr berechnet → E-Mail versendet
↓ ↓ ↓ ↓
Storno-Link Frist-Check Anteilige Kosten Bestaetigung
Schritt 1: Stornierung einleiten
Kunde (Self-Service)
- Kunde erhaelt Buchungsbestaetigung per E-Mail
- In der E-Mail: Stornieren Link
- Klick oeffnet Stornierungsseite
- Kunde bestaetigt die Stornierung
Admin (Manuell)
- Admin > Buchungen > Buchung oeffnen
- Status-Dropdown: Storniert waehlen
- Speichern
Schritt 2: Frist-Pruefung
Das System prueft automatisch die Stornofristen:
Zeitraum-Berechnung
Heute: 01.03.2025
Kursbeginn: 15.03.2025
Differenz: 14 Tage
Fristen-Logik
| Konfiguration | Pruefung |
|---|---|
free_days: 21 |
>= 21 Tage? → Kostenfrei |
partial_days: 7 |
>= 7 Tage? → Teilgebuehr |
| Sonst | < 7 Tage? → Volle Gebuehr |
Schritt 3: Gebuehr berechnen
Staffelung (Standard)
| Zeitraum vor Kursbeginn | Stornogebuehr |
|---|---|
| Mehr als 21 Tage | 0% (kostenfrei) |
| 8-21 Tage | 50% des Preises |
| 1-7 Tage | 100% des Preises |
| Am Kurstag | Nicht moeglich |
Beispiel-Berechnung
Buchungspreis: 350 EUR
Stornierung: 10 Tage vor Kursbeginn
→ Zeitraum: 8-21 Tage
→ Gebuehr: 50%
→ Stornokosten: 175 EUR
→ Rueckerstattung: 175 EUR
Sonderfaelle
| Fall | Behandlung |
|---|---|
| Video-Kurs | Keine Stornierung moeglich (Widerrufsverzicht) |
| Kurs bereits gestartet | Keine Stornierung moeglich |
| Teilnehmer krank | Manuell durch Admin (Kulanz) |
Schritt 4: Status-Aenderung
Nach erfolgreicher Stornierung:
| Vorher | Nachher |
|---|---|
confirmed |
cancelled |
| Teilnehmerplatz belegt | Platz wieder frei |
Meta-Daten
Folgende Daten werden gespeichert:
_buchung_cancelled_at: 2025-03-01 14:30:00
_buchung_cancel_fee: 175.00
_buchung_cancel_reason: customer_request
Schritt 5: E-Mail-Versand
An den Kunden
Vorlage: Stornierungsbestaetigung
Inhalt: - Bestaetigung der Stornierung - Berechnete Stornogebuehr - Rueckerstattungsbetrag - Kontaktdaten bei Fragen
An den Admin
Vorlage: Admin-Benachrichtigung (Storno)
Inhalt: - Welche Buchung storniert wurde - Kundenname und Kurs - Stornogebuehr - Link zur Buchung
Schritt 6: sevDesk (optional)
Wenn sevDesk-Integration aktiv:
Stornorechnung
- System prueft ob Rechnung existiert
- Stornorechnung wird erstellt
- Oder: Gutschrift fuer Rueckerstattung
Manuelle Schritte
Bei komplexen Faellen: - Rechnung manuell in sevDesk stornieren - Gutschrift erstellen - Rueckzahlung veranlassen
Stornierung nicht moeglich
In diesen Faellen kann nicht storniert werden:
| Fall | Grund | Alternative |
|---|---|---|
| Kurs hat begonnen | Zu spaet | Kulanz durch Admin |
| Video-Kurs | Widerrufsverzicht | Kein Anspruch |
| Bereits storniert | Doppel-Storno | Keine Aktion |
| Token abgelaufen | Sicherheit | Admin kontaktieren |
Admin-Optionen
Manuelle Stornierung
- Buchung oeffnen
- Status > Storniert
- Optional: Stornogebuehr anpassen
- Speichern
Kulanz-Stornierung
Bei besonderen Umstaenden: 1. Status > Storniert 2. Stornogebuehr manuell auf 0 setzen 3. Kommentar hinzufuegen 4. Speichern
Teilnehmer umbuchen
Statt Stornierung: 1. Neue Buchung fuer anderen Termin erstellen 2. Alte Buchung auf "Umgebucht" setzen 3. Keine Gebuehren
Konfiguration
Fristen anpassen
Pfad: Einstellungen > Stornierung
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Kostenfreie Tage | Tage vor Kurs fuer 0% |
| Teilgebuehr-Tage | Tage fuer anteilige Gebuehr |
| Teilgebuehr-Prozent | Prozentsatz der Teilgebuehr |
E-Mail-Vorlage anpassen
Pfad: Einstellungen > E-Mail Vorlagen > Stornierung
Platzhalter:
- {stornogebuehr} - Berechnete Gebuehr
- {rueckerstattung} - Zu erstattender Betrag
- {storno_datum} - Datum der Stornierung
Ablauf-Diagramm
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│ Storno-Anfrage │
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↓
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│ Buchung gueltig?│──Nein──→ Fehler anzeigen
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↓ Ja
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│ Kurs gestartet? │──Ja────→ Nicht moeglich
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↓ Nein
┌─────────────────┐
│ Video-Kurs? │──Ja────→ Nicht moeglich
└────────┬────────┘
↓ Nein
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│ Frist berechnen │
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↓
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│ Gebuehr ermitteln│
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↓
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│ Status aendern │
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↓
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│ E-Mails senden │
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↓
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│ sevDesk updaten │
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